La legge prevede che ciascun soggetto del settore pubblico e del settore privato metta a disposizione di tutti i potenziali segnalanti informazioni chiare sul canale di segnalazione, sulle procedure di whistleblowing, e sui presupposti per effettuare le segnalazioni, con riferimento sia a quelle interne che a quelle esterne. Per tutti gli enti e organizzazioni che hanno un proprio sito internet, tali informazioni devono essere rese disponibili in una sezione apposita.
Per questo motivo, il primo passo da fare per comunicare efficacemente il proprio sistema di whistleblowing, è quello di creare una pagina dedicata facilmente accessibile dalla homepage del sito stesso e dal motore di ricerca interno.
Nella pagina sul whistleblowing è opportuno che gli utenti siano messi a conoscenza, oltre che dei riferimenti normativi, anche delle seguenti informazioni:
- i canali alternativi disponibili per inviare una segnalazione interna, oltre alla piattaforma WhistleblowingIT [WhistleblowingPA per le Pubbliche Amministrazioni];
- i presupposti per poter inviare una segnalazione interna;
- l’elenco di tutti i soggetti che possono inviare una segnalazione;
- il destinatario o i destinatari delle segnalazioni all’interno dell’ente o organizzazione;
- le tutele previste per coloro che decidono di inviare una segnalazione;
- cosa può essere oggetto della segnalazione interna;
- le procedure e modalità di gestione delle segnalazioni, della trasmissione delle informazioni, del trattamento e della conservazione dei dati personali;
- le conseguenze in caso di abuso o di uso strumentale dello strumento del whistleblowing;
- i canali, le procedure e i presupposti per effettuare una segnalazione all’esterno dell’ente o dell’organizzazione.
Per quanto riguarda nello specifico le Pubbliche Amministrazioni e le Società in controllo pubblico che sono dotate sul proprio sito della sezione Amministrazione Trasparente, si consiglia di creare una pagina dedicata dal titolo Whistleblowing – Procedure per le segnalazioni di illeciti all’interno di Amministrazione trasparente > Altri contenuti > Prevenzione della corruzione in cui inserire i contenuti suggeriti.
Qualora esistesse già un’altra pagina dedicata al whistleblowing non contenuta all’interno della sezione Amministrazione trasparente, consigliamo di rimandare per maggiori informazioni sulle procedure all’apposita pagina creata, come indicato nel primo punto, e non creare duplicati di informazioni. Questo per evitare confusione nell’utente del sito ed eventuali discordanze nei contenuti per errori nella pubblicazione delle informazioni e/o nei successivi aggiornamenti.